Mudar una oficina pequeña es como una mudanza de casa, pero con una exigencia añadida: la actividad no puede parar mucho tiempo. Cada día sin ordenadores, archivos o teléfonos cuesta trabajo, así que conviene planificar con cuidado. Esta guía ayuda a organizar el traslado de un despacho o una pequeña empresa.
Planificación: la clave de una mudanza de oficina
- Nombra a una persona responsable del traslado y fija una fecha, preferiblemente fuera del horario laboral.
- Haz un inventario de equipos, mobiliario, archivos y material de oficina.
- Comunica a clientes, proveedores y administraciones el cambio de dirección con antelación.
- Planifica la conexión a internet y la telefonía en el nuevo local antes de la fecha.
- Reparte tareas y asigna a cada persona una zona de la oficina.
Material para una mudanza de oficina
- Cajas Bankers Box de 32 litros, pensadas para archivo y documentos (reseña).
- Cajas de plástico pequeñas para material, cables y accesorios.
- Un pack de cinta con dispensador para cerrar muchas cajas rápido.
- Una carretilla plegable para mover cajas de papeles.
- Etiquetas por colores para asignar cada caja a un puesto o departamento.
Equipos y datos: protégelos primero
Haz copia de seguridad de todos los archivos antes de apagar nada y etiqueta cada equipo y cada cable con el nombre del puesto. Para ordenadores, pantallas y periféricos, sigue la guía de cómo embalar un ordenador y los cables. Los servidores, si los hay, requieren planificación específica y conviene consultar con quien los gestiona.
Archivos y documentos
- Archiva por carpetas y departamentos, con la misma estructura en la oficina nueva.
- Etiqueta cada caja con el contenido y el puesto de destino.
- Para documentación sensible, valora llevarla tú mismo y no dejarla sin vigilancia.
- Aprovecha para eliminar lo que ya no es necesario, respetando los plazos de conservación que marque la ley.
El día del traslado
Coloca las cajas en el nuevo local según las etiquetas, empezando por los equipos de trabajo para que la actividad se retome cuanto antes. Comprueba que el internet, la electricidad y las líneas funcionan, y reserva un tiempo para probarlo todo antes del siguiente día laborable.
Errores frecuentes
- No hacer copia de seguridad de los datos antes de empezar.
- No avisar a clientes y proveedores del cambio de dirección.
- Dejar la conexión a internet para el último día.
- No etiquetar equipos y cables, y perder horas montando puestos.
Reparto de tareas en la oficina
Asigna una persona responsable de cada zona o departamento y reúne a todos antes del traslado para repasar el plan. Cada uno embala su puesto, etiqueta sus cajas con el nombre y el lugar de destino, y se encarga de revisar que su zona queda vacía. Un responsable general coordina con la empresa de transporte, si la hay, y con el propietario del nuevo local.
Lista de comprobación
- Copia de seguridad hecha y comprobada.
- Clientes y proveedores avisados del cambio.
- Internet y teléfonos activados en el nuevo local.
- Cajas etiquetadas por puesto y departamento.
- Plan para el primer día de trabajo en la nueva oficina.
Y no olvides el aspecto humano: una mudanza de oficina cambia rutinas, trayectos y espacios de trabajo. Comunica con claridad el plan, escucha dudas y reserva un rato el primer día para que cada persona se instale con calma. Un traslado bien comunicado reduce tensiones y acelera la vuelta a la normalidad.
Cómo comunicar el cambio de sede
- Avisa a clientes y proveedores con antelación por email, web y redes sociales.
- Actualiza la dirección en facturas, firmas de correo, tarjetas y documentos oficiales.
- Comunica el cambio a Hacienda, Seguridad Social y otras administraciones cuando corresponda.
- Redirige el correo postal y actualiza tu ficha en buscadores y mapas.
- Informa al equipo con tiempo de la nueva ubicación, transporte y horarios.
Mobiliario de oficina: desmontar y proteger
Las mesas, estanterías y armarios archivadores se desmontan en la medida de lo posible, con los tornillos etiquetados y guardados en bolsas pegadas a cada mueble. Las sillas se envuelven con film o mantas y se cargan sin apilar demasiado. Los archivadores se vacían por completo antes de moverlos para evitar daños en las guías y en las cerraduras.
Teléfonos, impresoras y equipos compartidos
Los equipos compartidos requieren especial atención: apunta la configuración de impresoras, routers y centralitas antes de desconectarlos, y pide al proveedor de internet y telefonía que prepare las líneas en la nueva sede. Si hay equipos en alquiler o con contrato de mantenimiento, avisa a las empresas del cambio de dirección para que puedan reinstalarlos o recogerlos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tarda una mudanza de oficina?
Depende del tamaño; planifica con margen y haz el traslado fuera del horario de trabajo si puedes.
¿Hace falta contratar una empresa?
Para oficinas pequeñas se puede hacer por cuenta propia; para mobiliario pesado o servidores, una empresa especializada ahorra problemas.
¿Qué hago con los documentos antiguos?
Conserva los que la ley exija durante los plazos legales y destruye de forma segura los que no sean necesarios.
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